ماده۶۳ قوانین جزایی (کیفری و دادرسی کیفری)

هر مؤسسه با ثبت و به‌روز رسانی اطلاعات لازم در «سامانه جامع اطلاعات زندان‌ یان» برای هر زندان‌ ی یا مددجو سه پرونده اصلی تحت عناوین «پرونده وضعیت»، «پرونده رفتاری» و «پرونده نظارتی» تهیه می‌نماید. «پرونده وضعیت» مشتمل بر بخش‌‌های فرعی و تخصصی زیر است که در بخش«پذیرش و تشخیص» تشکیل و متعاقباً تکمیل می­گردد:

الف ـ «پرونده اجرای احکام» با مسؤولیت واحد امورقضایی مؤسسه؛

ب ـ «پرونده شخصیت» با مسؤولیت واحد بهداشت و درمان؛

پ ـ «پرونده سلامت» با مسؤولیت واحد بهداشت و درمان؛

ت ـ «پرونده مددکاری اجتماعی» شامل بخش­های مالی، خانوادگی، اجتماعی، آموزشی، شغلی و مهارتی، با مسؤولیت واحد اصلاح و تربیت؛

تبصره ـ پرونده­های فوق باید در مرحله پذیرش و تشخیص به صورت الکترونیکی توسط کارشناسان ذیصلاح واحد ذی‌ربط تشکیل گردد و تا زمانی که زیرساخت فنی مناسب، برای سامانه الکترونیکی پرونده­های مذکور فراهم نشده باشد، الزاماً باید پرونده­ها به صورت کاغذی تهیه و نگهداری شود. در هر حال پرونده اجرای احکام به دو صورت الکترونیکی و کاغذی تهیه می­گردد؛