فصل اول- اسناد مالکیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی

واحدهای ثبتی مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد مالکیت معارض (اعم از اینکه نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد) فوراً به موضوع رسیدگی و مراتب را به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نموده گزارش کار را به نحوی که هیچگونه ابهامی باقی نباشد به هیات نظارت ارسال دارند.

دفاتر اسناد رسمی باید به محض وصول اطلاعیه ثبت محل به مواد ۴ و ۵ قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض عمل نمایند هر گاه به موجب رای هیات نظارت یا شورای عالی ثبت موضوع تعارض منتفی و یا در میزان آن تغییری داده شود باید مراتب پیرو بخشنامه قبلی به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ گردد.

در نقاطی که پاسخ استعلام به وسیله ماشین‌های الکترونیکی تهیه می‌شود اطلاع لازم نیز به ماشین‌های مزبور داده خواهد شد.

محل تشکیل جلسات هیات نظارت در اداره ثبت استان و جلسات آن حداقل دوبار در هفته تشکیل خواهد شد.

در هر مورد که واحدهای ثبتی گزارش برای طرح در هیات نظارت ارسال می‌دارند باید نکات زیر را رعایت نمایند.

۱- هر گاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص و اداره ثبت اختلاف حاصل شود و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد باید کلیه مدارک طرفین اخذ و با تعیین وقت مناسب آنها را برای معاینه محلی به وسیله اخطار دعوت نموده و متذکر شوند که اولاً عدم حضور هر یک از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود. ثانیاً هر یک از طرفین می‌توانند تا قبل از وقت رسیدگی برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر به اداره ثبت مراجعه نمایند و سپس در وقت مقرر با معاینه و تحقیق محلی نسبت به تصرفات آنها رسیدگی و مراتب و صورت مجلس و اظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید و به امضاء حضار رسانیده چگونگی را با ارسال سوابق و اظهار نظر صریح خود مبنی بر اینکه چه شخصی متصرف است و تصرفات به چه نحو می‌باشد به هیات نظارت گزارش نمایند.

۲- در مواردی که بعد از قبول درخواست ثبت دیگری مدعی شود که در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی ثبت متصرف مورد تقاضا نبوده و مدعی تصرف حین تقاضا شود باید مقدمتاً مدارک مدعی را مطالبه و چگونگی را ضمن ارسال کلیه سوابق و اظهار نظر خود به اینکه ادعای مدعی با توجه به سوابق مقرون به واقع به نظر می‌رسد یا نه به ثبت استان گزارش نمایند.

ثبت استان چنانچه با توجه به سوابق امر تحقیق محلی را لازم بداند دستور مقتضی به واحد مربوطه خواهد داد و در این صورت واحد مزبور باید با تعیین وقت مناسب طرفین را برای معاینه و تحقیقات محلی دعوت و در اخطار مربوطه متذکر شود که اولاً عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود. ثانیاً هر یک از طرفین می‌توانند برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر تا قبل از وقت رسیدگی به اداره ثبت مراجعه نمایند.

در وقت مقرر با معاینه محلی و تحقیق از شهود و مجاورین باید معلوم نمایند که ملک مورد ادعا حین تقاضای ثبت در تصرف مالکانه چه شخصی بوده و در موقع رسیدگی در تصرف کیست و مراتب را در صورت مجلس قید و اظهارات شهود و طرفین را نیز ذکر و به امضاء شهود و افراد ذینفع رسانده و سپس گزارش جریان را با اظهار نظر صریح تهیه و به ضمیمه کلیه سوابق برای طرح در هیات نظارت ارسال دارند.

۳- در مورد اشتباه شماره ملک در آگهی‌ها تعیین گردد که شماره اصلی است یا فرعی و در محل نصب پلاک شده است یا نه و شماره مقدم و موخر شماره صحیح ملک چیست.

۴- در مورد اشتباه در عملیات تحدیدی و آگهی آن توضیح داده شود که عمل به تبصره ماده ۱۵ اصلاحی قانون ثبت میسر است یا نه و ضمناً وضع ثبتی مجاورین از هر حیث گزارش شود.

۵- نسبت به اشتباه در نام و نام خانوادگی تصریح شود که در سایر مشخصات اختلافی موجود است یا نه.

۶- نسبت به اشتباه در شماره اصلی قریه یا مزرعه یا قنات ذکر شود که نام آن صحیحاً آگهی شده است یا نه.

۷- در مورد اشتباه در مبدا و مظهر و مدار قنوات اعلام گردد که تا تاریخ صدور گزارش سهامی از آن منتهی به صدور سند مالکیت گردیده است یا نه.

۸- چنانچه با انتقال تمام یا قسمتی از مورد تقاضا به دیگری اشتباهاً آگهی به نام فروشنده صادر شده باشد باید تصریح شود که اطلاع اداره ثبت از وقوع انتقال قبل از انتشار آگهی‌ها بوده یا بعد از آن و تاریخ اطلاع اداره و انتشار آگهی‌ها ذکر شود.

۹- در مواردی که تقاضای ثبت ملکی کلاً یا جزئاً مبنی بر اشتباه پذیرفته شده باشد در گزارش تصریح شود که متقاضی یا قائم مقام او حاضر به استرداد مورد تقاضا و یا تمکین به اصلاح مورد اشتباه هست یا نه.

۱۰- نسبت به حق‌الشرب و حق گردش آسیا و امثال آنکه در آگهی اشتباهاً قید یا اصولاً از قلم افتاده تصریح نمایند که نسبت به قنات مورد انتفاع جریان ثبتی در چه مرحله‌ای است و آیا ضمن تقاضا و یا تعیین حدود آن حقوقی که به شرح بالا در آگهی از قلم افتاده و یا اشتباه شده برای ملک مورد گزارش گواهی شده است یا نه.

۱۱- در مورد اشتباه در تاریخ انتشار آگهی معلوم شود تاریخی که برای انتشار در نظر گرفته شده بوده است مصادف با تعطیل بوده و یا روز انتشار روزنامه نبوده و تصریح شود که قبلاً در مورد سایر شماره‌های مندرج در آگهی در هیات نظارت مطرح شده یا در صورت طرح رای هیات به چه کیفیت صادر گردیده است.

۱۲- چنانچه در جریان مقدماتی ثبت ملکی اشتباهی رخ داده و بدون توجه به آن در دفتر املاک وارد شده ولی به امضاء نرسیده باشد قبل از هر اقدام باید مراتب برای تعیین تکلیف به هیات نظارت گزارش شود.

۱۳-در مورد اشتباه در عملیات ثبتی املاکی که قسمتی از آن اختصاصی و قسمت دیگر مشترک می‌باشد باید گزارش امر به ضمیمه کروکی ملک فرستاده شود.

۱۴- در هر مورد که از طرف سازمان مسکن و یا اداره تعاون و امور روستاها مستنداً به ماده ۱۷ قانون تقسیم و فروش املاک مورد اجاره به زارعین مستاجر مورد تقاضای ثبتی کلاً یا بعضاً موات اعلام می‌شود باید موارد ذیل در گزارش صریحاً قید گردد.

الف- ملک مورد ادعا در چه تاریخی درخواست ثبت شده و مستند قبول تقاضا چه بوده است.

ب- آیا ملک سابقه شماره‌گذاری در دفتر توزیع اظهارنامه دارد یا نه و در صورت وجود سابقه شماره گزارش مربوط به زمان اجرای مقررات ثبت عمومی می‌باشد یا بعداً برای آن تعیین شماره شده است.

ج- منشا و مستند مالکیت متقاضی ثبت چه بوده است.

د- نوع ملک و نحوه تصرف متقاضی ثبت چگونه است و در صورتی که موات بوده و قسمت‌هایی از آن بعداً احیاء شده آن مقدار که احیاء و عمران شده به چه میزان است و چه عملیات عمرانی در آن به عمل آمده و مربوط به چه زمانی است.

هـ – نقشه‌ای که شامل محدوده کلی مورد تقاضا و مشخص وضع زمین از جهت اعیانی و مستحدثات حدود و مساحت اراضی معمور و موات باشد تهیه و ارسال گردد.

و- در مواردی که شهرداری‌ها و ادارات دولتی بر طبق مقررات مربوطه تمام یا قسمتی از مورد تقاضای ثبت را قابل تملک خصوصی ندانند نیز به شرح مذکور عمل خواهد شد.

۱۵- در هر مورد که به علت عدم اجرای مفاد تبصره الحاقی به ماده ۷۵ آئین‌نامه قانون ثبت مصوب ۴/۶/۱۳۳۷ گزارش لازم به هیات نظارت فرستاده می‌شود باید منجزاً تاریخ تعیین حدود ذکر و به علاوه کیفیت حدود مجاورین با تصریح به اینکه دارای نقشه ثبتی قطعی می‌باشد یا نه در آن قید گردد.

۱۶- در هر مورد که حدود ملکی با مجاورین اختلاف داشته و یا وضع تصرف ملکی با سند مالکیت آن منطبق نبوده و اختلاف و عدم انطباق نیز ناشی از اشتباه باشد و همچنین در مورد تعارض خواه نسبت به اصل باشد یا حدود باید نقشه‌ای که وضع ملک و مجاورین در آن نمایان شده باشد به گزارش جریان امر ضمیمه شود.

۱۷- در هر مورد که در عملیات تفکیکی مذکور در بند ۶ از ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت اشتباهی رخ دهد باید حدود اولیه در گزارش هیات نظارت قید و رونوشت صورت مجلس تفکیکی و نقشه که در آن مورد اشتباه نمایان شده باشد ارسال گردد.

۱۸- هر گاه در تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش‌ آید باید ضمن ارسال رونوشت سند و ذکر صریح موارد اشکال یا اشتباه موضوع به رئیس ثبت منطقه گزارش شود تا در صورت اقتضاء برای تعیین تکلیف به هیات نظارت گزارش شود.

مرجع رفع مشکلات دفاتر اسناد رسمی قبل از تنظیم اسناد، اداره امور اسناد ثبت کل خواهد بود.

۱۹- در مورد اعتراض اشخاص به نظریه رئیس ثبت نسبت به عملیات اجرائی اعم از اینکه اجرائیه مورد اعتراض تابع مقررات قانون سابق باشد یا قانون اصلاحی ضمن نقل متن اعتراض و نظریه رئیس ثبت رونوشتی از گزارش رئیس یا ممیز اجرا که مستند نظریه رئیس ثبت بوده باید به هیات نظارت فرستاده شود.

هر گاه موضوع مورد اعتراض راجع به نحوه ابلاغ اجرائیه باشد رونوشتی از اجرائیه و چنانچه مربوط به اشتباه در آگهی باشد نسخه‌ای از آگهی و اگر مستند برگی از پرونده است، رونوشت آن باید ضمن گزارش ارسال گردد.

در صورتی که اعتراض طوری باشد که ارسال پرونده را به هیات نظارت ایجاب نماید باید ترتیبی اتخاذ شود که در مدتی که پرونده در هیات نظارت مطرح رسیدگی است عملیات اجرائی متوقف نشود.

۲۰- علاوه بر موارد مذکور در هر مورد که گزارش به هیات نظارت فرستاده می‌شود واحدهای ثبتی مکلفند گزارش را جامع و مستند و مستدل تهیه و مطالب دیگری را نیز که در اتخاذ تصمیم هیات موثر به نظر می‌رسد در آن قید نمایند و در صورتی که اشتباه در آگهی واقع شده باشد عین عبارت آگهی باید با ذکر تاریخ انتشار در گزارش قید شود.

هر گاه در رای هیات نظارت به علت سهو قلم مطلبی از قلم افتاده و یا اشتباه بینی رخ داده باشد مادام که رای به مرحله اجرا در نیامده هیات مبادرت به صدور رای اصلاحی خواهد نمود و مفاد رای اصلاحی در ذیل رای قبلی و ملاحظات دفتر آراء هیات با ذکر شماره و تاریخ قید خواهد شد.

چنانچه رای اصلاحی مربوط به اشتباهات مذکور در بندهای ۱ و ۵ و ۷ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت باشد به دستور تبصره ۵ از ماده ۲۵ اصلاحی باید در تابلو اعلانات الصاق گردد.

رای هیات نظارت دارای مقدمه‌ای مشتمل بر خلاصه جریان کار و بیان اشکال و موضوع اختلاف بوده و منجز و مستدل و بدون قید و شرط و ابهام صادر می‌شود و چنانچه به اتفاق آراء نباشد نظر اقلیت به طور مشروح و مستدل در آن قید خواهد شد. و همچنین آراء صادره باید مستند به مواد قانون باشد و در آن صریحاً قید شود که قطعی است یا قابل تجدیدنظر می‌باشد.

در مورد شکایت از عملیات اجرائی هر گاه متعهد در قید بازداشت باشد هیات نظارت در اولین جلسه رسیدگی اتخاذ تصمیم خواهد نمود.

مفاد آراء هیات نظارت و شورای عالی ثبت باید به ترتیب صدور با ذکر شماره و تاریخ در دفتر ثبت آراء قید و به امضاء صادر کنندگان برسد.

از هر یک از آراء هیات نظارت باید یک نسخه به اداره دبیرخانه ثبت کل فرستاده شود.

واحدهای ثبتی مکلفند آراء هیات نظارت را در دفتر اندیکاتور ثبت نمایند. در مورد آراء مذکور در تبصره ۵ ماده ۲۵ اصلاحی باید فوراً رونوشت رای در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق گردد. تاریخ الصاق باید با تمام حروف در ذیل رای الصاقی ثبت و با تذکر به اینکه تا بیست روز قابل تجدید نظر است به امضاء و گواهی مسئول مربوط برسد، مرجع تسلیم اعتراض به رای هیات نظارت واحد ثبتی است که رای مزبور در تابلو اعلانات آن الصاق شده است.

هیات‌های نظارت برای تسریع در کار بر طبق اختیار حاصل از ماده ۲ و ۳ و ۴ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت فهرستی از اشتباهات موثر و غیر موثر تدوین نموده و حداکثر ظرف یک سال برای رعایت وحدت رویه به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال خواهند داشت و نیز می‌توانند در حدود فهرست اشتباهات موثر و غیر موثری که قبلاً از طرف هیات نظارت سابق تهیه و طبق ماده ۲ قانون اشتباهات به واحدهای ثبتی ابلاغ شده اختیار لازم به هر یک از روسای ثبتی که مقتضی بدانند تفویض نمایند.

جلسات شورای عالی ثبت حداقل هفته‌ای یکبار در اداره کل ثبت تشکیل خواهد شد.

در هر مورد که نسبت به آراء مذکور در بندهای ۱ و ۵ و ۷ ماده ۲۵ اصلاحی قبل از اجرای رای اعتراض شود ثبت محل پرونده ثبتی را با کلیه سوابق به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال خواهد شد.

آراء سابق هیات نظارت و همچنین آراء هیات‌های تجدید نظر اجرائی با صدور دستور طرح در شعب مربوطه شورای عالی ثبت قابل رسیدگی خواهد بود.

در صورتی که معلوم شود در آراء شورای عالی سابق و یا آرائی که از طرف شعب فعلی شورای عالی ثبت به علت سهو قلم مطلبی ساقط و یا اشتباه بینی رخ داده و یا به علت اشتباه در مبانی مستند صدور رای اشتباهی پیش آمده باشد چنانچه رای اجرا نشده باشد شورا به صدور رای اصلاحی مبادرت می‌نماید. در این صورت دبیر شورا مکلف است در دفتر آراء و در مقابل رای اولیه مفاد رای اصلاحی را با ذکر شماره و تاریخ قید نماید.

با صدور دستور طرح موضوع در شورای عالی ثبت اجراء رای متوقف می‌گردد و هر گاه شورا در تجدید رسیدگی رای قبلی را تایید نماید عملیات اجرائی تعقیب خواهد شد.

آراء شورا در مورد وحدت رویه به کلیه هیات‌های نظارت ابلاغ و در روزنامه رسمی و عندالاقتضاء در هفته‌نامه دادگستری درج و در آخر هر سال مجموع آنها از طرف ثبت کل چاپ و منتشر خواهد شد.