مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان موظف است ضمن ایجاد دبیرخانه و تعیین دبیر و نیروی انسانی و ملزومات مورد نیازدبیرخانه، مقدمات پذیرش تقاضاھا وتشکیل جلسات ھیأتھا را فراھم نماید. دبیر ھیأت توسط مدیرکل ثبت استان از بین کارکنان رسمی و متعھد و متخصص به امور ثبتی و رایانه انتخاب می گردد.
