مبحث اول: اختصارات و تعاریف
ماده۱
معانی اصطلاحات و اختصارات آیین‌نامه به شرح زیر می‌باشد:
الف ـ سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور؛
ب ـ قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴ با اصلاحات و الحاقات بعدی؛
پ ـ کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی که بر اساس ماده (۵۸) قانون در مراکز استان‌ها ایجاد می‌شود؛
ت ـ آیین‌نامه: آیین‌نامه قانون؛
ث ـ دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی موضوع ماده ۱ قانون؛
ج ـ سردفتر: شخص موضوع ماده ۲ قانون که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را بر عهده دارد؛
چ ـ دفتریار: شخص موضوع ماده ۳ قانون که جهت معاونت سردفتر به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر قانون انتخاب می‌شود؛
ح ـ هیأت: هیأتی که به منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رییس قوه‌قضاییه انتخاب می‌شود؛
خ ـ دفتر: دفتر الکترونیکی که اسناد رسمی در آن ثبت می‌شود که این دفتر جایگزین دفتر موضوع ماده ۱۸ قانون است و به¬ صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می‌باشد؛
د ـ دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران؛
ذ ـ دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران؛
ر ـ اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.
ماده۲
سازمان می‌تواند بخشی از وظایف خود غیر از امور حاکمیتی موضوع ماده ۸ قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب ۱۳۸۶ با اصلاحات بعدی را به دفترخانه‌ها واگذار نماید. تعرفه حق‌الزحمه دفترخانه ها، بابت ارائه خدمات واگذار شده توسط سازمان تهیه می¬شود و به تصویب رییس قوه قضائیه می¬رسد.
مبحث دوم: پذیرش سردفتر
ماده۳
سازمان مکلف است پس از کسب اجازه از رییس قوه قضائیه ، جهت رفع نیاز مناطقی که به موجب مقتضیات محلی، اقتصادی، میزان کار و تعداد مراجعان به دفاتر، نیاز به تأسیس دفترخانه دارد، پس از اعلام عمومی، به نحو مقتضی، به شرح زیر نسبت به پذیرش سردفتر اقدام نماید:
الفـ اعلام عمومی مهلت ثبت‌نام و شرایط عمومی و اختصاصی لازم جهت ثبت‌نام داوطلبان؛
ب ـ ثبت‌نام از واجدین شرایط در مهلت مقرر؛
پ ـ برگزاری آزمون کتبی تستی؛
ت ـ مصاحبه با ثبت‌نام کنندگان، توسط هیأت، پس از پایان مهلت تعیین شده و پذیرش سردفتران مورد نیاز پس از طی مراحل گزینش.
تبصره۱ـ حداقل نصاب نمره قبولی در مرحله آزمون کتبی برای مناطق مختلف، توسط سازمان تعیین می‌شود.
تبصره۲ـ ¬ شرکت سردفتر در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.
تبصره۳ـ داوطلبان هنگام ثبت‌نام در آزمون سردفتری نباید در هیچ یک از مشاغل مصرح در ماده ۱۵ قانون اشتغال داشته باشند و چنانچه رییس سازمان احراز نماید فردی بدون رعایت این ماده پذیرفته شده یا پس از صدور ابلاغ به یکی از مشاغل مذکور اشتغال یافته است، ابلاغ وی را لغو می‌نماید.
تبصره۴ـ تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط به اینکه مستخدم دولت و یا عضو هیات علمی دانشگاه¬ها و مؤسسات آموزش عالی نبوده و با اذن رییس سازمان باشد.
تبصره۵ ـ پذیرش سردفتر محدود به زمان خاص نمی‌باشد و سازمان می‌تواند بر حسب نیاز به صورت سالانه نسبت به پذیرش سردفتر مطابق مقررات اقدام نماید.
تبصره۶ ـ نحوه جذب سردفتر براساس این ماده، نافی صلاحیت رییس قوه قضائیه برای جذب سردفتر براساس ماده ۲ قانون نخواهد بود.
